En tant qu’agent immobilier, vous devez gérer votre emploi du temps avec rigueur et vous fixer des objectifs réalistes afin d’éviter stress et surmenage. Il s’agit d’un élément clé pour être efficace et productif. Plusieurs astuces vont vous permettre d’optimiser votre temps de travail tout comme votre performance.
L'astuce #1 - Planifiez votre semaine
La première étape pour mieux gérer votre temps est de planifier votre semaine. En effet, une bonne organisation est indispensable pour la gestion des journées de travail. Il est donc important de fixer les objectifs professionnels immobiliers et de dédier un temps précis à la création de ce planning.
La planification permet d’être moins stressé et de prioriser les tâches. Pour cela, vous pouvez commencer la planification avec du timeblocking qui consiste à bloquer des créneaux pour l’exécution de groupes d’actions spécifiques comme la prospection, le rappel de clients, la constitution de dossier, la communication, les analyses de diagnostics…
Afin de vous aider à planifier votre semaine, vous pouvez utiliser des logiciels tels que :
- Reclaim : pour créer un emploi du temps en organisant les tâches selon leur priorité et la date d’échéance. De plus, il permet d’analyser votre productivité. Ainsi il vous est possible d’ajuster votre travail.
- Motion : cet outil utilise l’intelligence artificielle et permet de faciliter la gestion de votre emploi du temps. Motion se base sur votre calendrier Google ou Microsoft et sur la liste des tâches créées. On accède à de nombreux réglages comme limiter les réunions dans une journée, choisir les pauses ou encore ajouter des temps de concentration.
L'astuce #2 - Priorisez les tâches pour gérer votre temps
Dans la continuité de la planification, vous devez apprendre à hiérarchiser les priorités. Prioriser c’est identifier les tâches importantes et se concentrer sur leur réalisation en définissant des objectifs réalisables et des projets en plusieurs étapes est plus facile à gérer.
Comme la planification, vous pouvez utiliser différentes applications pour définir les tâches importantes à réaliser en priorité.
Par exemple, l'appli Trevor permet de planifier les journées en ajoutant des blocs de temps pour les tâches prioritaires. L’application suggère des horaires et des jours de planification afin d’optimiser votre temps. En outre, Trevor analyse vos habitudes et vous conseille sur la durée de vos tâches en fonction de votre historique. Vous pouvez la synchroniser avec Google Agenda ou encore Outlook.
L'astuce #3 - Automatisez les tâches répétitives
Utiliser une solution de marketing automation permet aussi de gagner du temps et d’être plus performant. En effet, il faut gérer une grande quantité de données comme vos prospects et vos clients. Aussi pour optimiser certaines tâches, l’utilisation d’un CRM immobilier apparaît comme un outil essentiel à votre quotidien. Ce type d’outil couvre toutes les étapes du parcours client, depuis le premier contact jusqu’à la fidélisation en passant par la prise de rendez-vous et le suivi du mandat en cours.
L’automatisation permet de se libérer du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous pouvez ainsi remettre l’humain au cœur de vos priorités.
L'astuce #4 - Apprenez à déléguer
Optimiser son temps passe également par la délégation de tâches à votre équipe. Ainsi vous vous libérez du temps pour la prospection, le suivi des dossiers en cours ou encore pour le réseautage.
Déléguer des responsabilités à votre assistant ou équipe, permet de :
- Vous libérer des tâches secondaires pour vous concentrer sur vos responsabilités.
- Maîtriser la gestion de votre planning.
- Impliquer votre équipe, montrer sa confiance et booster la motivation des collaborateurs.
L'astuce #5 - Planifiez des temps de concentration
Afin de rester concentré sur vos tâches et être plus productif, vous devez minimiser les distractions.
Pour cela vous devez mettre votre téléphone en mode « concentration », afin de ne pas être dérangé durant votre tâche. En effet, le téléphone a un pouvoir attractif, chaque notification, appel ou message va venir vous sortir de votre concentration. Il est d’ailleurs prouvé que l’on gagne en productivité lorsque l’on éteint son téléphone. De même, pensez à fermer mail et application inutiles sur l’ordinateur.
Vous pouvez aussi utiliser la méthode Pomodoro inventée par Francesco Cirillo dans les années 80. Cette technique simple a pour objectif de rester concentré à 100 % sur une tâche pendant 25 min ce qui est la durée moyenne de la concentration optimale de notre cerveau. Après ces 25 minutes de travail, vous avez 5 minutes de pause. Après avoir réalisé 4 sessions de Pomodoro, vous avez alors 20 minutes de pause. Cette méthode permet d’optimiser votre temps de travail et d’être plus productif.
Puis, à la fin de votre journée de travail, prenez un temps de réflexion. Ce moment est l’occasion d’évaluer votre journée et de faire le point. L’introspection permet ainsi de voir ce que vous devez améliorer et si votre méthode de travail est efficace…